Privacy Policy

Version 1.0 · Effective from 1 October 2026

This policy explains how we process personal data in line with Regulation (EU) 2016/679 (the General Data Protection Regulation, “GDPR”), the Polish Personal Data Protection Act of 10 May 2018 and the Polish Electronic Communications Law of 12 July 2024.

In short: this website stores nothing you type, sets no cookies and runs no analytics or tracking. We receive your details only when you choose to send them to us on WhatsApp, by email or on Instagram, and we use them to reply to you and, if we work together, to deliver our services.

Controller
Data Protection Officer
What data we process
Purposes, legal bases and retention
Is providing data required?
Recipients
Transfers outside the EEA
Our Instagram profile
Cookies and similar technologies
Automated decisions and profiling
Your rights
Right to lodge a complaint
Security
Changes to this policy

1. Controller

The controller of your personal data is the business operating under the brand House of Leads:

To complete before launch: full legal name of the business, registered address, NIP and, where applicable, KRS/REGON.

Contact in all data protection matters: contact.houseofleads@gmail.com, WhatsApp +48 453 469 422, or by post to the registered address above.

2. Data Protection Officer

We have not appointed a Data Protection Officer, as we are not required to under Art. 37 GDPR. Please send any questions to the contact details above.

3. What data we process

Project requests. The request form on this website asks for your name, website or Instagram handle, industry, team size, monthly advertising budget, main goal and, optionally, your current challenge. The form works only in your browser: nothing is saved by the website or sent to us until you choose “Send on WhatsApp” or “Send by email” and send the prepared message yourself.
Correspondence. Data contained in messages you send us on WhatsApp, by email or on Instagram, such as your name, phone number, email address, profile name and the content of the message.
Client and contract data. If we work together: names and business contact details of client representatives, billing and invoicing data, and data needed to run campaigns and report results.
Technical data. The server hosting this website may automatically log your IP address, browser and device type, the page requested and the time of the request.

We do not ask for special categories of data (Art. 9 GDPR). Please do not send such data to us.

4. Purposes, legal bases and retention

Purpose	Legal basis	How long we keep the data
Replying to your project request or message and preparing a diagnosis or offer	Art. 6(1)(b) GDPR: steps taken at your request before entering into a contract. For representatives of companies: Art. 6(1)(f) GDPR, our legitimate interest in answering business enquiries	Until the enquiry is handled. If no contract follows, for up to 12 months after our last contact, so we can refer back to it if you return
Concluding and performing a contract for our services	Art. 6(1)(b) GDPR; for client representatives and contact persons: Art. 6(1)(f) GDPR, our legitimate interest in performing the contract with the client	For the duration of the contract and then until the limitation period for claims expires (Art. 118 of the Polish Civil Code: generally 3 years for claims connected with business activity, counted to the end of the calendar year)
Invoicing, accounting and tax obligations	Art. 6(1)(c) GDPR in connection with the Polish Accounting Act (Art. 74) and Tax Ordinance (Art. 70)	5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline fell
Establishing, pursuing or defending legal claims	Art. 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in protecting our rights	Until the limitation period for the claims expires and, if proceedings are pending, until they end
Running this website and keeping it secure (server logs)	Art. 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in delivering a working and secure website	For the period set by our hosting provider for security logs, after which they are deleted
Running our Instagram profile and replying to messages there (see section 8)	Art. 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in communicating with people who follow or contact us	As long as the conversation is needed, then as for enquiries above

5. Is providing data required?

Providing data is voluntary. Without contact details we cannot reply to you, and without the data needed to conclude and perform a contract we cannot provide our services. Providing billing data is a statutory requirement where we must issue an invoice.

6. Recipients

We share personal data only as far as needed for the purposes above, with:

the provider hosting this website;
our email provider (currently Google, for the Gmail service);
Meta Platforms Ireland Limited, as provider of WhatsApp and Instagram, when you contact us through those services;
accounting, legal and IT service providers who work for us under a contract and a duty of confidentiality;
public authorities, where the law requires us to.

When you use WhatsApp, Instagram or Gmail, those providers also process your data as independent controllers under their own privacy policies.

7. Transfers outside the European Economic Area

Google and Meta may process data in the United States and other countries outside the EEA. Such transfers rely on the European Commission's adequacy decision for the EU–US Data Privacy Framework of 10 July 2023 (for certified companies) and/or Standard Contractual Clauses approved by the European Commission (Art. 46(2)(c) GDPR). You can ask us for a copy of the relevant safeguards using the contact details in section 1.

8. Our Instagram profile

For our Instagram profile (@house_of_leads), we and Meta Platforms Ireland Limited are joint controllers for statistics about visits to the profile (“Page Insights”), under Art. 26 GDPR. Meta is primarily responsible for this processing and for handling your rights in relation to it; the essence of the arrangement is available in Meta's Page Insights Controller Addendum. Other processing by Instagram is governed by Meta's own privacy policy.

9. Cookies and similar technologies

This website does not store or read any information on your device: it uses no cookies, local storage, analytics, advertising pixels or social media plug-ins. Fonts, images and videos are served from our own hosting, not from third-party servers. For this reason we do not display a cookie banner.

If we ever add tools that store information on your device and are not strictly necessary, we will first ask for your consent as required by Art. 399 of the Polish Electronic Communications Law, and update this policy.

10. Automated decisions and profiling

We do not make decisions based solely on automated processing, including profiling, that produce legal effects for you or similarly significantly affect you (Art. 22 GDPR).

11. Your rights

Under the GDPR you have the right to:

access your personal data and receive a copy of it (Art. 15);
have inaccurate data corrected and incomplete data completed (Art. 16);
have your data erased (Art. 17);
restrict processing (Art. 18);
data portability, for data processed on the basis of a contract or consent by automated means (Art. 20);
withdraw consent at any time, where processing is based on consent, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal (Art. 7(3)).

Right to object (Art. 21 GDPR). Where we process your data on the basis of our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR), you may object at any time on grounds relating to your particular situation. We will then stop processing unless we demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests, rights and freedoms, or the processing is needed to establish, pursue or defend legal claims.

To exercise your rights, write to contact.houseofleads@gmail.com. We will reply without undue delay and within one month at the latest; in complex cases this may be extended by two further months, and we will tell you if so (Art. 12(3) GDPR). We may ask you to confirm your identity.

12. Right to lodge a complaint

If you believe we process your personal data unlawfully, you may lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, or with the supervisory authority of the EU member state where you live or work, or where the alleged infringement took place (Art. 77 GDPR).

13. Security

We apply technical and organisational measures appropriate to the risk (Art. 32 GDPR), including encrypted connections (HTTPS) and access to data limited to the people who need it.

14. Changes to this policy

We will update this policy when our processing changes, and mark the new version and effective date at the top. The Polish and English versions have the same content.

Polityka prywatności

Wersja 1.0 · Obowiązuje od 1 października 2026 r.

Niniejsza polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

W skrócie: ta strona nie zapisuje niczego, co wpisujesz, nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych czy śledzących. Twoje dane otrzymujemy wyłącznie wtedy, gdy sam(a) wyślesz je do nas przez WhatsApp, e-mail lub Instagram. Wykorzystujemy je, aby Ci odpowiedzieć, a jeśli podejmiemy współpracę – aby świadczyć nasze usługi.

Administrator
Inspektor ochrony danych
Jakie dane przetwarzamy
Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Odbiorcy danych
Przekazywanie danych poza EOG
Nasz profil na Instagramie
Pliki cookies i podobne technologie
Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Twoje prawa
Prawo do wniesienia skargi
Bezpieczeństwo
Zmiany polityki

1. Administrator

Administratorem Twoich danych osobowych jest przedsiębiorca działający pod marką House of Leads:

Do uzupełnienia przed uruchomieniem: pełna nazwa przedsiębiorcy, adres siedziby, NIP oraz, jeśli dotyczy, KRS/REGON.

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych: contact.houseofleads@gmail.com, WhatsApp +48 453 469 422 lub listownie na adres siedziby wskazany powyżej.

2. Inspektor ochrony danych

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku na podstawie art. 37 RODO. Pytania prosimy kierować na dane kontaktowe wskazane powyżej.

3. Jakie dane przetwarzamy

Zapytania o projekt. Formularz na tej stronie prosi o imię, adres strony lub profilu na Instagramie, branżę, wielkość zespołu, miesięczny budżet reklamowy, główny cel oraz, opcjonalnie, opis obecnego wyzwania. Formularz działa wyłącznie w Twojej przeglądarce: strona niczego nie zapisuje i nic do nas nie trafia, dopóki nie wybierzesz „Send on WhatsApp” lub „Send by email” i sam(a) nie wyślesz przygotowanej wiadomości.
Korespondencja. Dane zawarte w wiadomościach wysyłanych do nas przez WhatsApp, e-mail lub Instagram, np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nazwa profilu i treść wiadomości.
Dane klientów i dane z umów. Jeśli podejmiemy współpracę: imiona, nazwiska i służbowe dane kontaktowe przedstawicieli klienta, dane do faktur oraz dane potrzebne do prowadzenia kampanii i raportowania wyników.
Dane techniczne. Serwer, na którym działa ta strona, może automatycznie zapisywać adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, żądaną podstronę oraz czas zapytania.

Nie prosimy o szczególne kategorie danych (art. 9 RODO). Prosimy nie przesyłać nam takich danych.

4. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

Cel	Podstawa prawna	Jak długo przechowujemy dane
Odpowiedź na zapytanie o projekt lub wiadomość oraz przygotowanie diagnozy lub oferty	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. W przypadku przedstawicieli firm: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania biznesowe	Do czasu obsłużenia zapytania. Jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy – maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, abyśmy mogli do niego wrócić, jeśli odezwiesz się ponownie
Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie naszych usług	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku przedstawicieli i osób kontaktowych klienta: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu umowy z klientem	Przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego: co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, liczone do końca roku kalendarzowego)
Wystawianie faktur oraz obowiązki księgowe i podatkowe	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości (art. 74) i Ordynacją podatkową (art. 70)	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie naszych praw	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń, a w razie toczącego się postępowania – do jego zakończenia
Utrzymanie strony i zapewnienie jej bezpieczeństwa (logi serwera)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w udostępnianiu działającej i bezpiecznej strony	Przez okres przechowywania logów bezpieczeństwa ustalony przez dostawcę hostingu, po czym są usuwane
Prowadzenie profilu na Instagramie i odpowiadanie na wiadomości (zob. pkt 8)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w komunikacji z osobami, które nas obserwują lub się z nami kontaktują	Tak długo, jak jest to potrzebne do prowadzenia rozmowy, a następnie jak w przypadku zapytań powyżej

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie możemy Ci odpowiedzieć, a bez danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy nie możemy świadczyć usług. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym, jeśli mamy obowiązek wystawić fakturę.

6. Odbiorcy danych

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów:

dostawcy hostingu tej strony;
dostawcy naszej poczty e-mail (obecnie Google, usługa Gmail);
Meta Platforms Ireland Limited jako dostawcy WhatsApp i Instagram, gdy kontaktujesz się z nami za ich pośrednictwem;
podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne i informatyczne na podstawie umowy i z obowiązkiem zachowania poufności;
organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Korzystając z WhatsApp, Instagrama lub Gmaila, przekazujesz dane również tym dostawcom, którzy przetwarzają je jako odrębni administratorzy zgodnie z własnymi politykami prywatności.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Google i Meta mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych i innych państwach spoza EOG. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework (dla podmiotów certyfikowanych) lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami (pkt 1).

8. Nasz profil na Instagramie

W zakresie statystyk odwiedzin naszego profilu na Instagramie (@house_of_leads) („Page Insights”) jesteśmy wraz z Meta Platforms Ireland Limited współadministratorami danych w rozumieniu art. 26 RODO. Główną odpowiedzialność za to przetwarzanie i za realizację Twoich praw w tym zakresie ponosi Meta; zasadnicza treść uzgodnień jest dostępna w dokumencie Meta „Page Insights Controller Addendum”. Pozostałe przetwarzanie danych przez Instagram reguluje polityka prywatności Meta.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Ta strona nie zapisuje ani nie odczytuje żadnych informacji na Twoim urządzeniu: nie używa plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki, narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani wtyczek mediów społecznościowych. Czcionki, obrazy i filmy są udostępniane z naszego hostingu, a nie z serwerów podmiotów trzecich. Z tego powodu nie wyświetlamy banera cookies.

Jeśli w przyszłości dodamy narzędzia zapisujące informacje na Twoim urządzeniu, które nie są niezbędne, najpierw poprosimy o Twoją zgodę zgodnie z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej i zaktualizujemy tę politykę.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

11. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16);
usunięcia danych (art. 17);
ograniczenia przetwarzania (art. 18);
przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody (art. 20);
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3).

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO). Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wówczas zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na contact.houseofleads@gmail.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

12. Prawo do wniesienia skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, lub do organu nadzorczego w państwie członkowskim UE, w którym mieszkasz, pracujesz lub w którym doszło do domniemanego naruszenia (art. 77 RODO).

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym szyfrowane połączenie (HTTPS) oraz ograniczenie dostępu do danych do osób, które go potrzebują.

14. Zmiany polityki

Będziemy aktualizować tę politykę, gdy zmieni się sposób przetwarzania danych, oznaczając nową wersję i datę obowiązywania na górze strony. Polska i angielska wersja mają tę samą treść.